تجهیزات مورد نیاز VoIP فقط به خرید چند تلفن تحت شبکه محدود نمی‌شود. انتخاب اشتباه تجهیزات باعث می‌شود با وجود هزینه‌ای که کرده‌اید، تماس‌ها کیفیت خوبی نداشته باشند یا سیستم تلفنی شرکت در زمان شلوغی از کار بیفتد.
برای اینکه چنین اتفاقاتی نیفتد، باید بدانید کدام تجهیزات برای راهاندازی VoIP ضروری‌اند، کدام موارد به شرایط شرکت شما بستگی دارند و برای چه چیزهایی لازم نیست از همان ابتدا هزینه کنید. در این راهنما، قدم‌به‌قدم تجهیزات لازم را بررسی می‌کنیم تا بتوانید متناسب با تعداد کاربران، بودجه و نیازهای ارتباطی کسب‌وکارتان تصمیم بگیرید.
تجهیزات و زیرساخت‌های اصلی راهاندازی VoIP را بشناسیم
VoIP مخفف Voice over Internet Protocol و به معنای انتقال صدا از طریق شبکه IP است. یعنی تماسهای تلفنی به‌جای وابستگی کامل به بستر سنتی تلفن، از شبکه کامپیوتری و اینترنت عبور میکنند. برای راهاندازی این سیستم، ابتدا باید سه بخش اصلی را مشخص کنید: محل مدیریت تماس‌ها، دستگاهی که کاربر با آن تماس می‌گیرد و بستری که این دو را به هم متصل می‌کند.
1-مرکز تلفن یا IP-PBX
مرکز تلفن، بخش اصلی مدیریت تماس‌هاست؛ جایی که داخلی‌ها تعریف میشوند، تماس‌ها به واحدهای مختلف هدایت میشوند و امکاناتی مانند صف انتظار، تلفن گویا و انتقال تماس تنظیم میشوند. IP-PBX نام سامانه‌ای است که این وظایف را در بستر شبکه IP انجام می‌دهد.
برای راهاندازی این بخش، لزوما به خرید یک سرور فیزیکی اختصاصی نیاز ندارید. اگر از مرکز تلفن ابری استفاده کنید، بخش اصلی پردازش و مدیریت تماس‌ها روی زیرساخت ارائهدهنده سرویس انجام می‌شود. اما در راهکارهای میزبانی‌شده داخل شرکت، ممکن است به سرور فیزیکی یا مجازی نیاز داشته باشید که نرمافزار مرکز تلفن روی آن اجرا شود.
2-تلفن تحت شبکه یا IP Phone
تلفن IP دستگاهی است که تماس صوتی را از طریق شبکه کامپیوتری برقرار می‌کند. تلفنهای تحت شبکه از مهم‌ترین تجهیزات مورد نیاز VoIP هستند، اما خرید یک دستگاه برای هر کارمند همیشه ضروری نیست.
بسته به نوع سرویس، کاربران میتوانند از تلفن IP، نرمافزار تلفنی روی کامپیوتر یا اپلیکیشن موبایل استفاده کنند. تلفنهای فیزیکی برای میز پذیرش، مدیران و کارمندانی که تماسهای زیادی دارند مناسب‌اند؛ در مقابل، نرمافزار تلفنی می‌تواند برای تیم‌های دورکار یا شرکت‌هایی که می‌خواهند هزینه اولیه را کاهش دهند، انتخاب اقتصادی‌تری باشد.
هنگام خرید تلفن IP، فقط به قیمت دستگاه توجه نکنید. سازگاری با مرکز تلفن انتخابی، کیفیت میکروفون و بلندگو، پشتیبانی از هدست، تعداد کلیدهای قابل برنامه‌ریزی و امکان تأمین برق از طریق کابل شبکه، همگی در انتخاب دستگاه مناسب نقش دارند.
3-سرور و تجهیزات میزبانی مرکز تلفن
اگر تصمیم دارید مرکز تلفن را داخل شرکت راهاندازی کنید، باید منابع پردازشی لازم برای اجرای نرمافزار، ذخیره تنظیمات و در صورت نیاز ضبط مکالمات را در نظر بگیرید. توان مورد نیاز سرور به تعداد تماسهای هم‌زمان، نرمافزار انتخابی، قابلیت‌های فعال و حجم ضبط و نگهداری مکالمات بستگی دارد. بنابراین نمی‌توان برای همه شرکت‌ها یک مشخصات سخت‌افزاری ثابت پیشنهاد کرد.
4-اینترنت و مودم
برای تماسهای VoIP، به اینترنت یا یک شبکه IP مناسب نیاز دارید. اگر مرکز تلفن ابری دارید، ارتباط پایدار شرکت با زیرساخت ارائهدهنده سرویس اهمیت ویژه‌ای دارد. در راهکارهای داخلی نیز اینترنت ممکن است برای برقراری تماس با خطوط بیرونی، ارتباط شعب و دسترسی کاربران خارج از شرکت لازم باشد؛ هرچند همه تماسهای داخلی لزوما به اینترنت عمومی وابسته نیستند.
نکته کاربردی دیگر این است که اگر با وجود اینترنت پرسرعت، تماس‌ها بریده‌بریده میشوند، باید کیفیت واقعی شبکه را بررسی کنید. Jitter یکی از عوامل مهم افت کیفیت تماس است. جیتر به تغییرات در فاصله زمانی رسیدن بسته‌های صوتی گفته می‌شود که می‌تواند باعث ناپیوستگی یا نامفهوم شدن صدا شود. بنابراین، پیش از خرید تجهیزات گران‌تر، بهتر است شبکه از نظر تأخیر، جیتر، ازدست‌رفتن بسته‌ها و ازدحام بررسی شود.
5-روتر و سوئیچ شبکه
روتر ارتباط میان شبکه‌های مختلف را مدیریت می‌کند و سوئیچ شبکه دستگاهی است که تلفنها، کامپیوترها و سایر تجهیزات را به شبکه داخلی متصل می‌کند. در یک شرکت کوچک ممکن است بخشی از این قابلیت‌ها در تجهیزات ترکیبی فراهم شده باشد؛ اما در شبکه‌های بزرگ‌تر، انتخاب جداگانه روتر و سوئیچ مناسب می‌تواند کنترل و مدیریت بهتری ایجاد کند.
یکی از قابلیت‌های مهم در شبکه VoIP، QoS یا کیفیت خدمات است. قابلیتی که کمک می‌کند ترافیک حساس به تأخیر، مانند صدا، در زمان شلوغی شبکه اولویت مناسبی دریافت کند. البته QoS جایگزین اینترنت پایدار یا ظرفیت کافی نیست و برای اثرگذاری، باید به‌درستی روی تجهیزات مرتبط پیکربندی شود.
6-سوئیچ PoE برای کاهش سیم‌کشی و آداپتور
PoE مخفف Power over Ethernet است؛ فناوری‌ای که برق مورد نیاز دستگاه سازگار را از طریق همان کابل شبکه تأمین می‌کند. اگر تلفنهای IP شرکت از PoE پشتیبانی کنند، می‌توانید با یک کابل هم اتصال شبکه را برقرار کنید و هم برق دستگاه را تأمین کنید؛ در نتیجه، تعداد آداپتورها و شلوغی میزها کاهش پیدا می‌کند.
هنگام انتخاب سوئیچ PoE، فقط به تعداد پورت‌ها توجه نکنید. مجموع توان برق قابل تأمین سوئیچ باید با نیاز دستگاه‌های متصل متناسب باشد. برای مثال، اگر تعداد تلفنها یا تجهیزات PoE در آینده افزایش پیدا می‌کند، بهتر است ظرفیت پورت‌ها و توان کلی سوئیچ را از ابتدا با در نظر گرفتن این توسعه انتخاب کنید.
7-کابل شبکه و تجهیزات پسیو
تجهیزات پسیو شبکه شامل کابل‌ها، پریزها، پچ‌پنل‌ها، رک و اتصالاتی است که بستر فیزیکی انتقال داده را فراهم میکنند. کیفیت کابلکشی و اجرای صحیح اتصالات روی پایداری شبکه اثر می‌گذارد؛ بنابراین حتی در یک شرکت کوچک هم نباید این بخش را نادیده گرفت.
اگر قرار است تلفن و کامپیوتر یک کارمند از یک پریز شبکه استفاده کنند، بررسی تعداد پورت‌های تلفن IP و امکان اتصال کامپیوتر از طریق آن می‌تواند در طراحی کابلکشی مؤثر باشد. البته این قابلیت در همه مدل‌ها وجود ندارد و باید مشخصات دستگاه بررسی شود.
8- UPS؛ محافظت از تجهیزات در زمان قطع برق
UPS یا منبع تغذیه بدون وقفه، هنگام قطع برق برای مدت محدودی برق تجهیزات متصل را تأمین می‌کند. اگر سوئیچ، روتر یا سرور مرکز تلفن خاموش شود، ممکن است ارتباط تلفنی شرکت نیز از دسترس خارج شود؛ حتی اگر اینترنت همچنان برقرار باشد.
ظرفیت UPS باید بر اساس توان مصرفی تجهیزات و مدت پشتیبانی مورد انتظار انتخاب شود. همچنین اگر تلفنها از PoE برق می‌گیرند، باید سوئیچ PoE نیز به برق پشتیبان متصل باشد؛ در غیر این صورت، روشن ماندن سرور به‌تنهایی برای حفظ تماس‌ها کافی نیست.
تماس VoIP یک سری تجهیزات جانبی هم نیاز دارد...
در کنار تجهیزات اصلی، برخی ابزارها بسته به شیوه استفاده از سیستم تلفنی و امکانات مورد نیاز شرکت ضروری میشوند. انتخاب این تجهیزات باید بر اساس نوع خطوط، مدل تلفنها و نیاز واقعی کاربران انجام شود؛ نه صرفا به این دلیل که در فهرست تجهیزات یک شرکت دیگر وجود دارند.
1-هدست مناسب برای مکالمات کاری
هدست برای کارمندانی که تماسهای زیادی دارند، به‌ویژه کارشناسان فروش و پشتیبانی، یک ابزار کاربردی است. در انتخاب هدست، کیفیت میکروفون، راحتی استفاده طولانی‌مدت، حذف نویز محیط و سازگاری با نرمافزار تلفنی اهمیت دارند. برای کارشناسانی که تماسهای زیادی دارند، یک هدست راحت و باکیفیت می‌تواند از خرید تلفن گران‌تر برای هر کاربر مفیدتر باشد.
2-گیتوی VoIP؛ اتصال خطوط تلفن سنتی به سیستم جدید
گیتوی VoIP دستگاهی است که ارتباط میان شبکه تلفنی سنتی و سامانه تلفنی مبتنی بر IP را برقرار می‌کند. اگر شرکت شما از خطوط تلفن شهری قدیمی استفاده می‌کند و می‌خواهد آن‌ها را به مرکز تلفن VoIP متصل کند، ممکن است به گیتوی مناسب نیاز داشته باشید.
نوع گیتوی به نوع خط و رابط مورد استفاده بستگی دارد. برای نمونه، اتصال خطوط آنالوگ شهری با اتصال خطوط دیجیتال یا تجهیزات مخابراتی دیگر یکسان نیست. اگر قرار است از خطوط SIP ارائه‌شده توسط اپراتور استفاده کنید، ممکن است اصلا به گیتوی خطوط سنتی نیاز نداشته باشید؛ پس قبل از خرید، نوع خطوط فعلی و روش اتصال آن‌ها را مشخص کنید.
3-آداپتور ATA؛ استفاده از تلفنهای آنالوگ موجود
ATA مخفف Analog Telephone Adapter است؛ دستگاهی که تلفن آنالوگ را به شبکه VoIP متصل می‌کند. اگر در شرکت تلفنهای آنالوگ سالمی دارید و نمی‌خواهید همه آن‌ها را با تلفن IP جایگزین کنید، ATA می‌تواند راهی برای استفاده مجدد از بخشی از تجهیزات موجود باشد.
و یک سری تجهیزات و امکانات تکمیلی برای نیازهای خاص...
برخی تجهیزات یا قابلیت‌ها در همه شرکت‌ها لازم نیستند، اما در شرایط خاص ارزش زیادی دارند. برای مثال، اگر از فکس آنالوگ استفاده می‌کنید، ممکن است به راهکار سازگار برای اتصال آن به سیستم جدید نیاز داشته باشید. اگر اطلاعات مشتریان در نرمافزار CRM ثبت می‌شود، می‌توانید با یکپارچه‌سازی تلفن و CRM، سوابق تماس را کنار اطلاعات مشتری مشاهده کنید و ثبت و پیگیری مکالمات را ساده‌تر کنید.
در شرکت‌هایی که محرمانگی شماره تماس اهمیت دارد، استفاده از قابلیت‌هایی مانند پرایوت نامبر نیز ممکن است مطرح شود؛ البته این قابلیت لزوما به خرید یک دستگاه سخت‌افزاری جداگانه نیاز ندارد و امکان ارائه آن به سرویس و اپراتور بستگی دارد.
به همین ترتیب، قابلیت‌هایی مانند تبدیل تماس به متن (Speech to Text) برای تبدیل صدای مکالمه به متن، معمولا به نرمافزار یا سرویس پردازش صوت نیاز دارند، نه صرفا تجهیزات فیزیکی بیشتر.
در راهکارهای ابری نیز باید به امنیت ارتباطات توجه کرد. فعال‌سازی SSL برای فضای ابری به ایمن‌سازی ارتباطات وب از طریق گواهی دیجیتال کمک می‌کند. با این حال، برای حفاظت کامل از سامانه تلفنی باید تنظیمات امنیتی، دسترسی کاربران و روش انتقال صدا نیز متناسب با سرویس بررسی شوند.
بررسی نیاز شرکت‌های کوچک، متوسط و مراکز تماس به تجهیزات VoIP
برای انتخاب تجهیزات راهاندازی VoIP، بهتر است به‌جای خرید یک فهرست آماده، از نیازهای واقعی شرکت شروع کنید. تعداد کارکنان، تعداد تماسهای هم‌زمان، نوع خطوط تلفن، امکانات مورد انتظار و بودجه‌ای که برای نگهداری سیستم در نظر گرفته‌اید، مشخص میکنند به چه تجهیزاتی نیاز دارید.
شرکت‌های کوچک: برای یک دفتر کوچک، معمولا مرکز تلفن ابری، اینترنت پایدار، روتر مناسب و تعدادی تلفن IP یا نرمافزار تلفنی می‌تواند نقطه شروع خوبی باشد.
شرکت‌های متوسط: تمرکز را بر مدیریت تماس‌ها و توسعه‌پذیری بگذارید. در شرکت‌های متوسط، علاوه بر تلفن و شبکه، مدیریت تماسهای ورودی و خروجی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. یا ممکن است به تلفن گویا، صف انتظار، گروه‌های زنگ، ضبط مکالمات و گزارش‌گیری نیاز داشته باشید.
مراکز تماس: اولویت با ظرفیت، کیفیت صدا و پایداری است. به همین دلیل، ظرفیت تماسهای هم‌زمان، کیفیت هدست‌ها، توان سوئیچ‌ها، پایداری اینترنت و برق پشتیبان اهمیت بیشتری پیدا میکنند. استفاده از مسیر ارتباطی پشتیبان، تجهیزات جایگزین و پایش مداوم شبکه می‌تواند احتمال توقف کامل خدمات را کاهش دهد. در صورت نیاز به مدیریت هم‌زمان تلفن، پیامک و چت، باید امکانات نرم‌افزاری مرکز تماس Omnichannel را هم در انتخاب سرویس لحاظ کنید.
چک‌لیست انتخاب تجهیزات بر اساس نیاز شرکت شما
نیاز یا شرایط شرکت | تجهیزات یا راهکار پیشنهادی | نکته مهم |
|---|---|---|
راهاندازی سریع با هزینه اولیه کمتر | مرکز تلفن ابری و تلفن IP یا نرمافزار تلفنی | هزینه سرویس ماهانه را هم محاسبه کنید. |
استفاده از خطوط تلفن سنتی | گیتوی سازگار با نوع خطوط | پیش از خرید، حتماً نوع خط را مشخص کنید. |
تعداد زیاد تلفنهای رومیزی | سوئیچ شبکه، در صورت نیاز PoE | تعداد پورت و بودجه برق را بررسی کنید. |
تماسهای زیاد کارشناسان | هدست مناسب و سیستم تلفنی متناسب با ظرفیت | اینجا کیفیت صدا و راحتی استفاده خیلی مهم است. |
حساسیت بالا به قطعی برق | UPS مناسب تجهیزات شبکه و تلفن | زمان پشتیبانی مورد نیاز را تعیین کنید |
نیاز به گزارش تماس و مدیریت مشتری | مرکز تلفن با قابلیت گزارش‌گیری و اتصال به CRM | امکانات سرویس را پیش از خرید بررسی کنید |
قیمت تجهیزات VoIP چقدر است؟
قیمت تجهیزات VoIP به مدل دستگاه‌ها، برند، ظرفیت سیستم، تعداد کاربران و شرایط بازار بستگی دارد. درپاسخ به اینکه چه عواملی قیمت تجهیزات VoIP را تعیین میکنند، باید گفت مهم‌ترین عامل، نوع راهاندازی است. در مرکز تلفن ابری، معمولا نیازی به خرید سرور مرکز تلفن در محل شرکت ندارید و بخشی از هزینه به اشتراک سرویس اختصاص پیدا می‌کند.
البته در راهکارهای پیچیده و داخلی، ممکن است هزینه خرید سرور یا دستگاه IP-PBX، نصب و پیکربندی و نگهداری سیستم نیز به بودجه اولیه اضافه شود. تعداد و نوع تلفنها هم تاثیر زیادی بر هزینه دارد. تلفنهای ساده برای تماسهای روزمره معمولا امکانات کمتری از مدل‌های مدیریتی یا حرفه‌ای دارند.
همچنین اگر به گیتوی، هدست تخصصی، کابلکشی جدید، UPS یا اینترنت پشتیبان نیاز داشته باشید، باید هزینه آن‌ها را جداگانه در نظر بگیرید. قیمت تجهیزات شبکه نیز به ظرفیت، برند، امکانات مدیریتی و توان PoE بستگی دارد.
قبل از خرید تجهیزات VoIP، این نکات را حتماً بررسی کنید.
تعداد داخلی‌ها و تماسهای هم‌زمان: مشخص کنید چند کاربر دارید و در ساعات شلوغی چند تماس به‌صورت هم‌زمان برقرار می‌شود. ظرفیت مرکز تلفن و پهنای باند مورد نیاز باید بر همین اساس تعیین شود.
سازگاری تجهیزات: تلفنها، گیتوی و مرکز تلفن باید با یکدیگر سازگار باشند. پشتیبانی از پروتکل SIP به‌تنهایی تضمین نمی‌کند که تمام قابلیت‌های اختصاصی دستگاه‌ها در کنار هم کار کنند.
کیفیت شبکه: پیش از خرید تجهیزات گران‌تر، وضعیت تأخیر، جیتر، ازدست‌رفتن بسته‌ها و ازدحام شبکه را بررسی کنید. در صورت نیاز، تنظیم QoS می‌تواند به اولویت‌بندی ترافیک صوتی کمک کند؛ البته به شرطی که تجهیزات و مسیر ارتباطی به‌درستی تنظیم شده باشند.
امنیت و پشتیبانی: درباره به‌روزرسانی تجهیزات، رمزگذاری ارتباطات، محدودسازی دسترسی‌ها، پشتیبان‌گیری از تنظیمات و نحوه دریافت پشتیبانی سوال کنید.
جمع‌بندی
طبیعتاً تجهیزات مورد نیاز VoIP برای هر شرکتی یکسان نیست. در یک کسب‌وکار کوچک، شاید مرکز تلفن ابری، اینترنت پایدار و چند تلفن IP یا نرمافزار تلفنی کافی باشد. اما در یک شرکت بزرگ یا مرکز تماس، به زیرساخت شبکه قوی‌تر، سوئیچ‌های متناسب با ظرفیت، برق پشتیبان، هدست‌های حرفه‌ای و راهکارهای پایداری ارتباط نیاز دارید.
انتخاب درست زمانی اتفاق می‌افتد که تجهیزات را بر اساس تعداد کاربران، تماسهای هم‌زمان، امکانات مورد انتظار و برنامه توسعه شرکت تعیین کنید. تلفنچی با ارائه سرویس‌های تلفنی ابری و تحت شبکه می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند متناسب با نیازشان راهکار ارتباطی مناسبی انتخاب کنند.
اگر می‌خواهید بدون خرید تجهیزات غیرضروری، زیرساخت تلفنی شرکت خود را راهاندازی یا به‌روزرسانی کنید، بررسی سرویس‌های تلفنچی و دریافت مشاوره درباره تعداد داخلی‌ها، امکانات مورد نیاز و هزینه‌های راهاندازی، نقطه شروع مناسبی است.
نظرات و تجربههای شما
هنوز دیدگاهی ثبت نشده است؛ اولین دیدگاه را شما بنویسید.