این راهنما به شما کمک میکند متن منشی گویا را حرفهای آماده کنید، فایل صوتی را برای ضبط و فعالسازی تحویل دهید و پس از بارگذاری، مسیر تماسها و کیفیت صدا را بررسی کنید. نمونه متن، چکلیست و راهکارهای رفع خطا نیز به آن افزوده شدهاند.
صدای منشی گویا
صدای منشی گویا نخستین چیزی است که تماسگیرنده پس از تماس با مجموعهٔ شما میشنود. پیام کوتاه، روان و دقیق، تماسگیرنده را سریعتر به واحد موردنظر هدایت میکند و تجربهٔ بهتری از ارتباط با کسبوکار شما میسازد.
اطلاعات موردنیاز پیش از ضبط
پیش از ارسال متن، اطلاعات زیر را آماده کنید:
نام مجموعه یا برند
واحدهای قابل انتخاب
عدد مربوط به هر واحد
داخلی یا مقصد هر عدد
ساعات کاری مجموعه
متن خارج از ساعات کاری
لحن موردنظر؛ رسمی، صمیمی، آرام یا پرانرژی
وضعیت فعالبودن پیامگیر صوتی
جدول مسیر تماس
پیش از ضبط، مسیر هر عدد را مشخص کنید. این جدول در فایل صوتی خوانده نمیشود و فقط برای جلوگیری از اشتباه در تنظیم سناریوی تماس است.
کلید | واحد | مقصد |
|---|---|---|
۱ | فروش | داخلی فروش |
۲ | مالی | داخلی حسابداری |
۳ | مدیریت | داخلی مدیریت |
اصول نوشتن متن منشی گویا
نام مجموعه را در ابتدای پیام اعلام کنید.
هر گزینه را در یک جملهٔ کوتاه معرفی کنید.
اعداد را با حروف بنویسید؛ مانند «عدد یک».
از توضیحات طولانی و عبارتهای اضافی خودداری کنید.
متن را پیش از ارسال چند بار با صدای بلند بخوانید.
اگر ضبط مکالمات را اعلام میکنید، آن را در ابتدای پیام قرار دهید.
فقط گزینههایی را اعلام کنید که در سناریوی تماس فعال هستند.
نمونهٔ متن در ساعات کاری
سلام، شما با مجموعهٔ [نام مجموعه] تماس گرفتهاید. درصورتیکه شمارهٔ داخلی موردنظر را میدانید، آن را شمارهگیری کنید. برای ارتباط با واحد فروش عدد یک، واحد مالی عدد دو و مدیریت عدد سه را شمارهگیری فرمایید. از تماس شما سپاسگزاریم.
در صورت فعالبودن امکان تکرار پیام، میتوانید این جمله را اضافه کنید:
برای شنیدن مجدد این پیام، عدد صفر را شمارهگیری کنید.
نمونهٔ متن خارج از ساعات کاری
سلام، شما با مجموعهٔ [نام مجموعه] تماس گرفتهاید. ساعات کاری مجموعه به پایان رسیده و در حال حاضر امکان پاسخگویی تلفنی وجود ندارد. لطفاً در ساعات کاری مجدداً تماس بگیرید. از تماس شما سپاسگزاریم.
متن پیامگیر صوتی
لطفاً پس از شنیدن صدای بوق، نام، شمارهٔ تماس و موضوع درخواست خود را اعلام کنید. کارشناسان ما در اولین فرصت با شما تماس خواهند گرفت.
عبارت «پس از شنیدن صدای بوق» را فقط زمانی استفاده کنید که پیامگیر صوتی واقعاً در سناریوی تماس فعال است.
مراحل ضبط و فعالسازی صدا
آمادهسازی متن نهایی
متن ساعات کاری و خارج از ساعات کاری را جداگانه بنویسید. مسیر هر عدد و مقصد آن را نیز مشخص کنید.
ارسال متن در تیکت ضبط صدا
متن نهایی را در همان تیکتی ارسال کنید که برای ضبط صدای منشی گویا ایجاد شده است. برای موضوعهای نامرتبط، تیکت جداگانه ثبت کنید تا فرایند ضبط متوقف نشود.
اعلام لحن موردنظر
در کنار متن، لحن دلخواه را مشخص کنید؛ برای مثال:
رسمی و شمرده
طبیعی و صمیمی
آرام و اطمینانبخش
بدون حالت رباتگونه
با مکث کوتاه میان گزینهها
ارسال فایل صوتی شخصی
در صورت تمایل، میتوانید فایل ضبطشده با صدای خودتان را در همان تیکت پیوست کنید. پیش از ارسال، وضوح صدا، نبود نویز و تلفظ صحیح اعداد را بررسی کنید.
بررسی نسخهٔ اولیه
پس از آمادهشدن صدا، فایل برای بررسی ارسال میشود. همهٔ اصلاحات را یکجا اعلام کنید تا رفتوبرگشتهای غیرضروری کمتر شود.
موارد مهم برای بررسی:
تلفظ نام برند
تلفظ اعداد و نام واحدها
سرعت و لحن خواندن
مکث مناسب بین گزینهها
مطابقت متن با مسیر تماس
درستی پیام ساعات کاری و خارج از ساعات کاری
تأیید نهایی
پس از تأیید صریح شما، فایل صوتی روی سرویس بارگذاری میشود. تا پیش از تأیید، نسخهٔ ارسالشده فقط برای بررسی است.
آزمون پس از فعالسازی
پس از اعلام بارگذاری، از یک شمارهٔ دیگر با خط تماس بگیرید و این موارد را بررسی کنید:
پیام جدید بهجای پیام پیشفرض پخش شود.
همهٔ گزینههای منو درست خوانده شوند.
هر عدد به واحد صحیح منتقل شود.
شمارهٔ داخلی مستقیم کار کند.
پیام خارج از ساعات کاری در زمان مناسب پخش شود.
پیامگیر صوتی، در صورت فعالبودن، پیام را ثبت کند.
میزان صدا مناسب و بدون نویز باشد.
رفع خطاهای رایج
پیام پیشفرض همچنان پخش میشود
در همان تیکت فعالسازی اعلام کنید که پس از بارگذاری همچنان پیام قبلی پخش میشود. شمارهٔ خط و زمان آخرین تماس آزمایشی را نیز بنویسید.
تماس با انتخاب عدد به واحد اشتباه منتقل میشود
جدول مسیرها را دوباره ارسال کنید و دقیقاً مشخص کنید هر عدد باید به کدام داخلی یا شخص متصل شود.
صدا حالت رباتگونه دارد
جملهها را کوتاهتر کنید و لحن را اینگونه اعلام کنید: «طبیعی، روان، آرام و با مکث کوتاه میان گزینهها».
پس از تأیید، متن نیاز به تغییر دارد
متن اصلاحشده را کامل و یکجا ارسال کنید و مشخص کنید کدام نسخهٔ قبلی باید جایگزین شود.
