تعریف و راه اندازی سیستم سانترال سنتی + معرفی جایگزین آن در نسل جدید

داشتنِ یک شرکت در حال رشد می‌تواند تجربه‌ی حضور در صحنه‌های آخرالزمانی را برایتان رقم بزند! تعداد تماس‌های مشتریان هر روز بیشتر می‌شود، همکاران در بخش‌های مختلف باید سریع با هم ارتباط بگیرند و گاهی هم لازم است تماس‌ها بین چند نفر منتقل شوند.

در چنین شرایطی اگر فقط چند خط تلفن ساده داشته باشید، خیلی زود همه خشمگین خواهند شد و مدیریت تماس‌ها تبدیل به یک چالش جدی می‌شود. اینجا یک سیستم تلفن سانترال سنتی می‌تواند کارتان را راه بیندازد. اما خب...

در این مقاله ابتدا بررسی می‌کنیم سیستم سانترال سنتی دقیقاً چیست و چطور راه‌اندازی می‌شود، سپس مزایا و محدودیت‌های آن را مرور می‌کنیم و در نهایت به این سؤال مهم پاسخ می‌دهیم که جایگزین‌های مدرن این سیستم‌ها چه هستند و چرا بسیاری از شرکت‌ها به سمت آن‌ها حرکت کرده‌اند...؟

سانترال سنتی چیست و چطور کار می‌کند؟

سیستم سانترال سنتی (Traditional PBX) در واقع یک مرکز تلفن خصوصی است که برای مدیریت تماس‌های داخلی و خارجی یک سازمان استفاده می‌شود. قبل از فراگیر شدن فناوری‌های مبتنی بر اینترنت، تقریباً تمام شرکت‌ها و سازمان‌ها برای مدیریت تماس‌های خود از این نوع سیستم استفاده می‌کردند.

در این ساختار، یک دستگاه مرکزی در محل سازمان نصب می‌شود و تمام تلفن‌های داخلی به آن متصل هستند. این دستگاه وظیفه دارد تماس‌های داخلی بین کارمندان را مدیریت کند و تماس‌های ورودی و خروجی را از طریق خطوط شهری مخابرات هدایت کند.

به بیان ساده، اگر چندین کارمند در یک شرکت بخواهند با یک شماره اصلی تماس بگیرند و سپس تماس به داخلی موردنظر منتقل شود، این کار توسط دستگاه سانترال انجام می‌شود. همچنین امکاناتی مانند انتقال تماس، صف تماس، منشی تلفنی و تعریف داخلی‌ها نیز از طریق همین سیستم مدیریت می‌شوند.

نحوه عملکرد سانترال سنتی

سیستم‌های سانترال سنتی معمولاً مبتنی بر خطوط تلفن آنالوگ یا دیجیتال مخابراتی هستند و برای راه‌اندازی آن‌ها نیاز به تجهیزات فیزیکی، سیم‌کشی و تنظیمات تخصصی وجود دارد. برای همین، این سیستم‌ها سال‌ها به عنوان استاندارد ارتباطات تلفنی سازمانی شناخته می‌شدند. عملکرد سانترال سنتی بر پایه یک سوئیچ مرکزی است. این سوئیچ تعیین می‌کند تماس ورودی یا خروجی از چه مسیری عبور کند.

فرآیند فنی کار معمولاً به این شکل است:

·       تماس از طریق خط شهری مخابرات وارد دستگاه سانترال می‌شود.

·       دستگاه سانترال تماس را به داخلی تعریف شده هدایت می‌کند.

·       اگر تماس پاسخ داده نشود، می‌تواند به اپراتور یا داخلی دیگر منتقل شود.

تماس‌های داخلی نیز بدون استفاده از خطوط شهری و فقط از طریق دستگاه سانترال برقرار می‌شوند. در خیلی از سازمان‌ها، این سیستم با قابلیت‌هایی مثل گروه‌بندی داخلی‌ها، انتقال تماس، پارک تماس و کنفرانس تلفنی همراه است.

تفاوت سانترال سنتی با سانترال تحت شبکه چیست؟

در سال‌های اخیر نوع جدیدی از مراکز تلفن به نام IP PBX یا سانترال تحت شبکه به وجود آمده است. تفاوت اصلی این دو سیستم در بستر انتقال صداست. در سانترال سنتی تماس‌ها از طریق خطوط تلفن مخابراتی و کابل‌کشی آنالوگ منتقل می‌شوند.

اما در سیستم‌های جدید صدا به داده دیجیتال تبدیل شده و از طریق شبکه اینترنت یا LAN منتقل می‌شود. این تفاوت باعث شده سیستم‌های جدید امکانات بسیار گسترده‌تری مانند دورکاری، اتصال نرم‌افزارهای سازمانی و مدیریت از راه دور داشته باشند. موضوعی که در ادامه مقاله به آن بیشتر می‌پردازیم.

برای راه‌اندازی سیستم سانترال سنتی به چه زیرساختی نیاز داریم؟

راه‌اندازی یک مرکز تلفن سنتی صرفاً به خرید یک دستگاه محدود نمی‌شود. برای اینکه این سیستم به‌درستی کار کند، باید مجموعه‌ای از تجهیزات سخت‌افزاری و زیرساخت‌های ارتباطی در محل سازمان فراهم شود. در ادامه مهم‌ترین اجزای موردنیاز برای راه‌اندازی سانترال سنتی را بررسی می‌کنیم.

1-دستگاه سانترال (PBX)

مهم‌ترین بخش سیستم، دستگاه سانترال است. این دستگاه به عنوان هسته اصلی سیستم عمل می‌کند و تمام تماس‌های داخلی و خارجی را مدیریت می‌کند. برندهای مختلفی در این حوزه فعالیت دارند، اما یکی از شناخته‌شده‌ترین آن‌ها پاناسونیک است که سال‌ها در بسیاری از شرکت‌ها مورد استفاده قرار گرفته. این دستگاه‌ها بسته به مدل، ظرفیت‌های مختلفی برای تعداد خطوط شهری و داخلی‌ها دارند.

2-خطوط شهری مخابرات

سانترال سنتی بدون خطوط تلفن شهری عملاً قابل استفاده نیست. این خطوط توسط شرکت مخابرات ارائه می‌شوند و می‌توانند به صورت آنالوگ یا دیجیتال باشند. در خیلی از شرکت‌ها از خطوط زیر استفاده می‌شود:

·       خطوط آنالوگ معمولی

·       خطوط E1 یا دیجیتال

·       خطوط PRI برای سازمان‌های بزرگ

این خطوط به دستگاه سانترال متصل می‌شوند تا تماس‌های ورودی و خروجی از طریق آن‌ها مدیریت شود.

3-تلفن‌های داخلی

برای استفاده از داخلی‌ها، باید برای هر کارمند یک تلفن رومیزی یا دستگاه داخلی تهیه شود. در سیستم‌های سنتی معمولاً از دو نوع تلفن استفاده می‌شود:

·       تلفن‌های آنالوگ ساده

·       تلفن‌های دیجیتال مخصوص سانترال

تلفن‌های دیجیتال معمولاً امکانات بیشتری مثل نمایشگر، کلیدهای میانبر و قابلیت مدیریت تماس‌ها دارند.

4-کابل‌کشی مخابراتی

یکی از بخش‌های مهم در راه‌اندازی سانترال سنتی کابل‌کشی داخلی ساختمان است. تمام داخلی‌ها باید از طریق کابل به دستگاه سانترال متصل شوند. این کابل‌کشی معمولاً شامل موارد زیر است:

·       کابل تلفن چندزوج

·       پچ پنل یا ترمینال

·       مسیرهای عبور کابل در ساختمان

در ساختمان‌های بزرگ، طراحی صحیح کابل‌کشی نقش مهمی در کیفیت و پایداری سیستم دارد.

5-کارت‌ها و ماژول‌های توسعه

بسیاری از دستگاه‌های سانترال دارای کارت‌های توسعه هستند که برای افزایش ظرفیت سیستم استفاده می‌شوند. برای مثال می‌توان کارت‌هایی اضافه کرد که:

·       تعداد خطوط شهری را بیشتر کنند.

·       تعداد داخلی‌ها را بیشتر کنند.

·       امکانات خاصی مثل منشی دیجیتال یا ضبط مکالمه را فعال کنند.

به همین دلیل سیستم سانترال معمولاً به صورت ماژولار طراحی شده است.

مراحل نصب و راه‌اندازی سانترال سنتی در یک سازمان

راه‌اندازی یک سیستم سانترال سنتی فرآیندی چندمرحله‌ای است که از بررسی نیازهای سازمان شروع می‌شود و تا پیکربندی کامل سیستم ادامه پیدا می‌کند. اگر این مراحل به‌درستی انجام نشوند، ممکن است سیستم با مشکلاتی مانند افت کیفیت تماس، قطعی ارتباط یا محدودیت در توسعه مواجه شود.

مرحله اول: بررسی نیازهای ارتباطی سازمان

در ابتدا باید مشخص شود که سازمان دقیقاً چه نیازی دارد. برای این کار معمولاً موارد زیر بررسی می‌شود:

·       تعداد کارمندان و داخلی‌ها

·       تعداد خطوط شهری موردنیاز

·       میزان تماس‌های ورودی و خروجی

·       نیاز به امکاناتی مثل صف تماس یا منشی تلفنی

این اطلاعات کمک می‌کند مدل مناسب دستگاه سانترال انتخاب شود.

مرحله دوم: طراحی زیرساخت و کابل‌کشی

پس از انتخاب دستگاه، نوبت به طراحی زیرساخت ارتباطی می‌رسد. در این مرحله مسیرهای کابل‌کشی مشخص می‌شوند و کابل‌ها از محل نصب سانترال به اتاق‌ها و میزهای کارمندان منتقل می‌شوند. در خیلی از پروژه‌ها، این مرحله یکی از زمان‌برترین و پرهزینه‌ترین بخش‌های نصب سانترال محسوب می‌شود.

مرحله سوم: نصب دستگاه سانترال

در این مرحله دستگاه سانترال در محل مشخص (معمولاً اتاق سرور یا اتاق تجهیزات) نصب می‌شود و موارد زیر به آن متصل می‌شوند:

·       خطوط شهری مخابرات

·       کابل‌های داخلی

·       کارت‌های توسعه

بعد از اتصال فیزیکی تجهیزات، سیستم آماده پیکربندی نرم‌افزاری می‌شود.

مرحله چهارم: برنامه‌ریزی و تنظیمات سیستم

در مرحله بعد، تکنسین باید تنظیمات سیستم را انجام دهد. این تنظیمات شامل موارد زیر است:

·       تعریف داخلی‌ها

·       تنظیم مسیر تماس‌ها

·       فعال‌سازی انتقال تماس

·       تعریف اپراتور یا منشی تلفنی

در سیستم‌های سنتی، این تنظیمات معمولاً از طریق کدهای برنامه‌ریزی یا نرم‌افزارهای اختصاصی انجام می‌شود.

مرحله پنجم: تست و راه‌اندازی نهایی

در نهایت، سیستم باید به طور کامل تست شود تا از عملکرد صحیح آن اطمینان حاصل شود. در این مرحله موارد زیر بررسی می‌شوند:

·       برقراری تماس داخلی

·       برقراری تماس شهری

·       انتقال تماس

·       کیفیت صدا

پس از انجام این تست‌ها، سیستم سانترال آماده استفاده در سازمان خواهد بود.

مزایای استفاده از سانترال سنتی برای کسب‌وکارها

با وجود ظهور فناوری‌های جدید ارتباطی، سیستم‌های سانترال سنتی هنوز که هنوز است در خیلی از سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. دلیل این موضوع هم مزایایی است که این سیستم‌ها طی سال‌ها برای کسب‌وکارها فراهم کرده‌اند. در ادامه مهم‌ترین مزایای سانترال سنتی را بررسی می‌کنیم.

1.    پایداری بالا در تماس‌ها: این سیستم‌ها معمولاً مستقیماً به خطوط مخابراتی متصل هستند و وابستگی مستقیمی به اینترنت ندارند.

2.    تماس داخلی رایگان و سریع: کارمندان می‌توانند بدون استفاده از خطوط شهری و بدون پرداخت هزینه، با یکدیگر تماس بگیرند.

3.    ساختار ساده و قابل فهم: خیلی از تکنسین‌های شبکه و مخابرات با این سیستم‌ها آشنایی دارند و نصب و نگهداری آن‌ها برای متخصصان این حوزه چندان پیچیده نیست.

4.    امنیت ارتباطات در شبکه داخلی: در محیط‌هایی که حساسیت امنیتی بالاست (مانند برخی سازمان‌های دولتی یا مراکز صنعتی)، این موضوع می‌تواند یکی از دلایل استفاده از سانترال سنتی باشد.

معایب و محدودیت‌های سیستم سانترال سنتی

در کنار مزایایی که گفته شد، سانترال سنتی محدودیت‌هایی هم دارد که در سال‌های اخیر باعث شده خیلی از کسب‌وکارها به سمت سیستم‌های تلفنی جدیدتر حرکت کنند. این محدودیت‌ها معمولاً در حوزه هزینه، انعطاف‌پذیری و امکانات دیده می‌شوند.

1.    هزینه اولیه نسبتاً بالا: همانطور که گفتیم، برای راه‌اندازی یک سیستم سانترال سنتی باید تجهیزات مختلفی تهیه شود. مجموع این موارد می‌تواند هزینه اولیه قابل توجهی ایجاد کند، به‌خصوص برای شرکت‌هایی که تعداد داخلی‌های زیادی دارند.

2.    محدودیت در توسعه و مقیاس‌پذیری: اگر تعداد کارمندان افزایش پیدا کند یا نیاز به خطوط بیشتری باشد، معمولاً باید کارت‌های جدید تهیه شود و کابل‌کشی جدید انجام شود و در برخی موارد حتی دستگاه سانترال تعویض گردد. این موضوع باعث می‌شود توسعه سیستم زمان‌بر و پرهزینه باشد.

3.    وابستگی کامل به تجهیزات فیزیکی: اگر دستگاه سانترال دچار مشکل شود یا بخشی از تجهیزات آسیب ببیند، ممکن است کل سیستم ارتباطی سازمان مختل شود.

4.    عدم پشتیبانی مناسب از دورکاری: این سیستم‌ها معمولاً برای استفاده در یک مکان فیزیکی طراحی شده‌اند و اتصال کاربران از خارج سازمان به سادگی امکان‌پذیر نیست.

حالا بگوییم جایگزین امروزیِ سانترال سنتی چیست...

با گسترش اینترنت پرسرعت و پیشرفت فناوری‌های ارتباطی، نسل جدیدی از سیستم‌های تلفنی سازمانی شکل گرفته که به آن‌ها "سیستم‌های تلفنی مبتنی بر IP" یا همان VoIP گفته می‌شود. این سیستم‌ها در واقع نسخه مدرن و پیشرفته‌تری از مراکز تلفن سازمانی هستند که خیلی از محدودیت‌های سانترال سنتی را برطرف کرده‌اند.

در سیستم‌های جدید، صدا دیگر صرفاً از طریق خطوط مخابراتی منتقل نمی‌شود؛ بلکه ابتدا به داده‌های دیجیتال تبدیل شده و سپس از طریق شبکه اینترنت یا شبکه داخلی سازمان منتقل می‌شود. همین تغییر کوچک در بستر انتقال صدا، امکانات بسیار گسترده‌تری را در اختیار کسب‌وکارها قرار داده.

سیستم VoIP چیست و چگونه کار می‌کند؟

در فناوری VoIP   (Voice over Internet Protocol) صدا در قالب بسته‌های اطلاعاتی از طریق شبکه منتقل می‌شود. این فرآیند باعث می‌شود تماس‌های تلفنی بتوانند از طریق اینترنت یا شبکه‌های کامپیوتری برقرار شوند. در این ساختار معمولاً اجزای زیر وجود دارد:

·       سرور VoIP یا IP PBX که وظیفه مدیریت تماس‌ها را بر عهده دارد.

·       تلفن‌های IP یا نرم‌افزارهای تلفنی برای کاربران.

·       شبکه اینترنت یا LAN برای انتقال داده‌های صوتی.

نتیجه این ساختار، یک سیستم تلفنی بسیار انعطاف‌پذیر است که می‌تواند بدون محدودیت مکانی مورد استفاده قرار بگیرد.

تلفن گویای ابری تلفنچی؛ نسل جدید مرکز تلفن ابری سازمانی

یکی از پیشرفته‌ترین مدل‌های سیستم‌های VoIP، تلفن ابری (Cloud Phone System) است. در این مدل، مرکز تلفن به جای اینکه در محل شرکت نصب شود، روی سرورهای ابری ارائه‌دهنده سرویس قرار دارد. در نتیجه کسب‌وکارها دیگر نیازی به خرید تجهیزات سنگین یا نگهداری سرور ندارند و می‌توانند تنها با یک اتصال اینترنت، به امکانات کامل یک مرکز تلفن حرفه‌ای دسترسی داشته باشند.

تلفنچی جزو اولین شرکت‌هایی است که در سال‌های اخیر چنین سرویسی را برای کسب‌وکارهای ایرانی ارائه داده. به‌طوری که حالا دیگر شرکت‌های امروزی می‌توانند بدون نیاز به نصب سانترال فیزیکی، یک مرکز تلفن کامل با امکانات پیشرفته داشته باشند. این رویکرد به‌خصوص برای استارتاپ‌ها و شرکت‌هایی که در حال رشد هستند خیلی کاربردی است.

مقایسه سانترال سنتی با تلفن ابری و VoIP

برای خیلی از مدیران کسب‌وکار، سؤال اصلی این است که آیا باید همچنان از سانترال سنتی استفاده کنیم یا به سراغ سیستم‌های جدید برویم؟ پاسخ این سؤال معمولاً به نیازهای ارتباطی سازمان، بودجه و میزان انعطاف مورد انتظار از سیستم تلفنی بستگی دارد.

در ادامه مهم‌ترین تفاوت‌های این دو سیستم را بررسی می‌کنیم.

جمع‌بندی

سیستم‌های سانترال سنتی سال‌ها ستون اصلی ارتباطات تلفنی سازمان‌ها بوده‌اند و هنوز هم در برخی مجموعه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. این سیستم‌ها از نظر پایداری و ساختار ساده می‌توانند برای برخی محیط‌های ثابت و بدون نیاز به توسعه گزینه قابل قبولی باشند.

با این حال، خیلی از شرکت‌های امروزی به دنبال راهکارهایی هستند که انعطاف‌پذیر، مقیاس‌پذیر و قابل استفاده از هر مکان باشند. در چنین شرایطی سیستم‌های مبتنی بر VoIP و تلفن گویا می‌توانند پاسخ مناسب‌تری به این نیازها بدهند.

اگر سازمان شما به دنبال یک مرکز تلفن مدرن، قابل توسعه و کم‌هزینه باشد، استفاده از راهکارهای تلفن ابری تلفنچی می‌تواند گزینه‌ای هوشمندانه‌تر نسبت به سانترال‌های سنتی باشد.