اگر صاحب یک کسب و کار هستید، شاید گاهی اوقات به ارتقای خطوط تلفن مجموعه ی خودتان و راه اندازی تلفن گویا فکر کرده باشید. به عنوان بخشی از این فرایند، احتمالا این سوال را هم از خودتان پرسیده اید که «چه تعداد شماره داخلی در تلفن گویا احتیاج دارم؟» ما قصد داریم تا در این مطلب نگاهی به پاسخ این سوال بیندازیم، پس همراه ما باشید.
من به چه تعداد شماره داخلی نیاز دارم؟
سیستم های تلفن گویا به وجود آمده اند تا با هزینه ی کمی پاسخگوی حجم بالای تماس ها باشند. استفاده از این سیستم ها به تماس‌گیرندگان کمک می کند تا بدون نیاز به حضور یک کارمند در پشت خط تلفن به پاسخ سوالات خودشان برسند. اما چنانچه تماس گیرنده پاسخ خودش را دریافت نکند، همچنان می تواند با انتقال تماسش با یکی از کارمندان، یک ارتباط تلفنی زنده داشته باشد.
با این رویکرد، کارمندان شما می توانند وقت خودشان را برای کارهای مهم تر و سوالات جدی تری که از سمت تماس گیرندگان مطرح می شود صرف کنند. از طرف دیگر با استفاده از تلفن گویا می توانید تماس های دریافتی را بین واحد ها و کارمندان مجموعه خود تقسیم کنید، و پاسخی درخور نیاز تماس گیرنده ارائه دهید.
حالا اگر برایتان سوال است که به چه تعداد شماره داخلی در تلفن گویای خود نیاز دارید، به مواردی که در ادامه شمرده ایم توجه کنید.
۱. واحد های دارای ارباب رجوع را دریابید
مشخصا برخی از واحد های کسب و کار شما دارای ارباب رجوع بوده یا در طول روز تماس های دریافتی قابل توجهی در مقایسه با واحد های دیگر دارند. بنابراین، طبیعی است که امکان ارتباط با این واحد ها باید در تلفن گویای شما قابل انتخاب باشد، مانند واحد خدمات پس از فروش. همچنین واحد هایی که می خواهید از تماس های بی مورد مصونشان دارید را در لیست داخلی های تلفن گویای خود جای ندهید! واحد هایی مانند برنامه نویسی یا مدیریت.
۲. برای پاسخ به سوالات متداول یک داخلی قرار دهید
شاید یکی از بیشترین تعداد تماس های تلفنی از سمت تماس گیرندگان، برای طرح سوالاتی است که به صورت متداول از سوی افراد زیادی پرسیده می شود. سوالاتی مانند آدرس و ساعات کار مجموعه شما از این دسته پرسش هاست که می توانید برای پاسخ خودکار به آن یک داخلی در نظر گرفته، و زمان زیادی را برای کارمندان خودتان آزاد کنید تا به فعالیت های مهم تری بپردازند.
۳. برای اتصال به اپراتور یک گزینه در نظر بگیرید
طبیعی است برای برخی از تماس گیرندگان، داخلی های موجود در تلفن گویای شما پاسخگوی سوال آنها نبوده و نیاز داشته باشند تا با یکی از همکاران شما صحبت کنند. حتی ممکن است به سادگی ندانند که برای دریافت پاسخ سوال خود باید با کدام یک از داخلی های تلفن گویا صحبت کنند. بنابراین پیشنهاد می کنیم تا حتما یکی از گزینه های داخلی تلفن گویای خود را برای اتصال به اپراتور یا منشی مجموعه خود اختصاص دهید.
۴. سادگی را رعایت کنید
یادتان باشد در تعداد و نام گذاری گزینه های قابل انتخاب توسط تماس گیرنده، همیشه سادگی را رعایت کنید. خودتان را جای شخصی بگذارید که با مجموعه شما تماس گرفته است و در عرض چند ثانیه با تعدادی گزینه روبرو می شود و حالا باید انتخاب کند که کدام مسیر را ادامه دهد. استفاده از تلفن گویای خود را برای آنها لذت بخش کنید.
شما چه فکر می کنید؟ به نظرتان یک تلفن گویا باید دارای چه داخلی هایی باشد؟ در صورتیکه نیاز به مشاوره دارید همین حالا با تلفنچی تماس بگیرید.
